Au quotidien, la gestion d’un standard demande du temps. En effet, pour donner une bonne image d’une entreprise, il est indispensable qu’un accueil téléphonique soit facilement joignable pendant les horaires d’ouverture et qu’il soit performant. Dès lors, cela implique souvent qu’une personne à plein temps soit présente pour s’en occuper. Or, cela entraîne des dépenses – salaire, achat de matériel notamment – que toutes les sociétés ne peuvent se permettre, surtout si en plus, il faut en amont former la personne. Cependant, d’autres solutions existent comme l’externalisation. Ainsi, en s’adressant à une plateforme, une entreprise a la garantie que son standard sera pris en charge par des professionnels compétents maîtrisant parfaitement les techniques de gestion de permanence.
Profiter d’un standard personnalisé et fiable
Aujourd’hui, les sociétés peuvent choisir d’externaliser leur accueil et de confier leurs appels entrants à une plateforme téléphonique. Cela leur permet de bénéficier d’un standard sur-mesure, c’est-à-dire que les téléopérateurs répondent en leur nom, en suivant leurs instructions, leur organigramme et leur cahier des charges. Pour les appelants, cela ne change rien, ils ne peuvent pas deviner qu’une permanence est externalisée. Mais ils profitent d’un service plus efficace puisque le temps d’attente est réduit. De même, les centres sont ouverts sur de larges plages horaires, de 7h à 21h en semaine par exemple chez Agaphone, ce qui permet à une entreprise d’être joignable tôt le matin et en fin de journée et donc, de s’adapter aux besoins de ses clients et interlocuteurs.
Des coûts réduits pour une meilleure organisation
En s’adressant à une plateforme téléphonique, une société améliore donc la qualité du service qu’elle fournit. Elle peut choisir d’externaliser son accueil en permanence, occasionnellement ou ponctuellement. Ce peut être chaque jour entre 12h et 14h par exemple durant la pause de sa secrétaire. Ou pendant les congés estivaux en cas de fermeture. Tout est possible puisque l’externalisation est une solution souple et modulable. D’un point de vue financier, c’est aussi intéressant car les coûts sont maîtrisés puisque la facturation est effectuée au message (c’est le cas chez Agaphone par exemple où nous proposons plusieurs forfaits, à partir de 39€ HT/mois). Grâce à un espace client, un professionnel peut savoir précisément où il en est dans ses dépenses. Les appels décrochés ne sont pas facturés, c’est seulement le cas des messages pris et envoyés. Un moyen intéressant donc d’avoir un accueil efficace en cas de besoin, que ce soit toute la journée et toute l’année ou juste de temps en temps !